Incorporações
A incorporação é um processo através do qual alguns documentos e/ou fundos dão entrada no Arquivo, nos termos e prazos definidos por lei.
É de incorporação legal obrigatória, a documentação proveniente de:
- Conservatórias do registo civil, registos do notariado e tribunais (serviços da administração central desconcentrada).
- Empresas públicas situadas na área geográfica correspondente à sua sede.
- Empresas públicas em processo de privatização ou de cisão da área geográfica correspondente à sua sede.
- Arquivos de serviços extintos e documentação proveniente de funções extintas em organismos e serviços da administração central desconcentrada da respectiva área.
A informação mais pertinente em matéria de incorporações, consta da legislação, que pode ser consultada aqui.
Procedimentos e orientações
Incorporações obrigatórias
- A entidade produtora ou detentora, deve realizar o processo de avaliação, seleção e eliminação (da documentação que não é considerada de conservação permanente).
- A instituição deverá preencher o formulário de pedido de incorporação e enviá-lo, via eletrónica, ou via postal, para o Arquivo Distrital de Leiria.
- A documentação deverá ser inventariada, desinfestada, higienizada e acondicionada pela instituição que pretende fazer a incorporação.
- Os encargos e o transporte da documentação são da responsabilidade da entidade remetente.
- A concretização da incorporação faz-se mediante a assinatura dos representantes legais das entidades envolvidas, no Auto de Entrega e Guia de Remessa.
Incorporações não obrigatórias: doações ou depósitos
- O ADLRA (Arquivo Distrital de Leiria) poderá aceitar doações de documentação , proveniente de instituições públicas ou privadas ou , ainda de famílias e pessoas, à qual seja reconhecido valor patrimonial que justifique a sua conservação permanente.
- Poderá ser incorporada documentação no ADLRA a título de depósito, por determinado período de tempo, sem que haja uma transferência dos seus direitos de propriedade.
- As incorporações não obrigatórias estão sujeitas a protocolo específico caso a caso. As entidades interessadas devem contactar o ADLRA.
Prazos para incorporação
Os prazos de incorporação nos arquivos distritais são genericamente estabelecidos pelo Decreto-Lei n.º 47/2004, de 3 de Março :
| Documentação | Prazo máximo | Periodicidade máxima |
| - Documentação produzida pelos serviços da administração central desconcentrada da respectiva área;(Tribunais, Registos Civis/Paroquiais, Notários…)
- Documentação produzida por empresas públicas situadas na área geográfica correspondente à sua sede; |
30 anos após a produção da documentação * | 10 anos* |
| *Sem prejuízo dos prazos já estabelecidos por lei ou definidos nas tabelas de seleção em portarias de gestão de documentos | ||
Última Actualização: 27 de Março de 2012
| Imprimir